Come creare un agente AI. Prima la scheda, poi lo strumento.

Un agente AI si costruisce in un pomeriggio con gli strumenti che si usano già. Quello che decide se funziona si scrive prima: cosa deve fare, da dove prende i dati, chi approva e come si misura.

Questa pagina fa parte degli agenti AI per aziende di Itria, dove ogni agente ha la sua scheda in sei righe e la misura accanto. Qui c’è la stessa scheda, vuota, per progettarne uno da sé.

Come si crea un agente AI, in cinque passi

Un agente AI si crea in cinque passi, e solo l’ultimo riguarda lo strumento. I primi quattro si scrivono su un foglio: cosa deve fare, da dove prende i dati, dove lascia il risultato, chi lo approva. Poi si decide il numero che deve battere, prima di accenderlo, e solo allora si sceglie con cosa costruirlo.

Passo	Cosa si decide	L’errore che evita
1 · Il compitouno solo	Un compito, scritto come lo direste a un collega: «rispondere alle richieste di disponibilità».	L’agente che «gestisce i clienti» e non fa niente di preciso.
2 · I dati che ricevecon un esempio vero	Le fonti: casella, WhatsApp, cartella di PDF, foglio, gestionale. Per ognuna, un esempio reale.	Istruzioni scritte su dati che non arrivano mai in quella forma.
3 · Dove scriveun posto per risultato	Una bozza nella casella, una riga nel foglio, un contatto nel CRM.	Risultati sparsi in tre posti, che nessuno ricontrolla.
4 · Chi approvaprima che parta	Cosa passa da una persona: tutto quello che tocca un cliente, i soldi o un messaggio in uscita.	Un messaggio a un cliente che nessuno ha letto.
5 · Come si misuradeciso prima	Il numero di oggi e quello da battere: minuti per compito, errori su cento, tempo di risposta.	Un agente che «sembra funzionare» e che nessuno può giudicare.

Con quale strumento: ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot o n8n

Per un agente che lavora su una fonte sola e consegna il risultato a una persona bastano gli assistenti che si usano già. Con ChatGPT, Gemini, Claude e Copilot si scrivono istruzioni fisse, si allegano i documenti dell’azienda e si prova su casi veri. Nel listino di ChatGPT, per esempio, i GPT personalizzati stanno nel piano Plus, da 23 euro al mese.

Quando l’agente deve leggere da una casella e scrivere in un foglio senza che qualcuno incolli i dati, serve un’automazione: n8n, Make o Zapier collegano un modello alle fonti e ai sistemi. Lì il lavoro passa dallo scrivere istruzioni al costruire collegamenti, ed è il punto in cui servono competenze che in molte aziende mancano.

Lo dice l’Istat: fra le imprese che hanno valutato l’intelligenza artificiale senza adottarla, il 58,6% indica la mancanza di competenze e il 43,0% i costi elevati, nella rilevazione Imprese e ICT, anno 2025. Le competenze vengono prima del prezzo.

Con cosa	Cosa serve	Quando basta
ChatGPT, Gemini, Claude, Copilotun assistente	Istruzioni scritte, i documenti allegati, un abbonamento.	Una fonte sola, e una persona che legge il risultato prima di usarlo.
n8n, Make, Zapierun’automazione	Un flusso che collega casella, foglio o gestionale a un modello.	Più fonti, o un sistema dove scrivere, con passaggi sempre uguali.
Su misurachi lo costruisce	Collegamenti ai vostri sistemi, approvazione, registro di quello che fa, misura.	Quando tocca clienti, soldi o messaggi in uscita, o più sistemi insieme.

La scheda per progettare un agente AI, da scaricare

La scheda mette i cinque passi su una pagina: sei righe per l’agente, il conto del compito fatto a mano e tre domande per decidere se farlo da soli. È in Word e in Excel, da compilare, e in PDF da stampare. L’Excel fa da solo il conto del costo al mese e in un anno.

In questa pagina, liberi: Word, Excel, PDF e l’esempio compilato. In inglese: Word, Excel, PDF. Nessun modulo davanti e nessuna mail da lasciare.

Un esempio compilato: l’agente che porta i documenti in Excel

L’esempio è un agente di Itria, con la sua misura: su 30 documenti ha estratto giusti il 98,7% dei campi, 234 su 237, in 6,264 secondi a documento. È una misura su banco, cioè su un sistema di test, del 4 settembre 2026, e si rifà davanti a voi. La sua scheda completa è quella dell’agente AI per i documenti.

Riga	Compilata
Compito	Portare in Excel i dati di fatture, ordini e DDT che arrivano per mail, senza ricopiarli.
Riceve	I PDF allegati alle mail di fornitori e clienti, anche in lingua straniera.
Fa	Riconosce il documento, estrae i campi concordati e dà a ognuno un grado di sicurezza; sotto la soglia si ferma e lo mostra a una persona.
Approva	Chi tiene l’amministrazione, sui campi sotto la soglia; ogni passaggio lascia una riga di registro.
Scrive in	Un foglio Excel condiviso, una riga per documento, con le colonne decise dall’azienda.
Misura	98,7% dei campi giusti su 30 documenti, 6,264 secondi a documento. Banco, 4 settembre 2026.

Il conto del lavoro a mano, con numeri d’esempio da sostituire coi vostri: 200 documenti al mese da 4 minuti sono 13 ore e 20 minuti; a 25 euro l’ora fanno 333 euro al mese, circa 4.000 l’anno. È il numero da mettere accanto al prezzo dell’agente, in quanto costa un agente AI per una PMI.

Da soli o farlo fare: tre domande

Si può fare da soli quando l’agente prende i dati da una fonte, scrive in un posto e il risultato lo legge una persona prima di usarlo. Serve chi lo costruisce quando tocca più sistemi, quando agisce verso un cliente o sui soldi, o quando nessuno sa dire cosa fa se una fonte non risponde. Le tre domande della scheda servono a questo.

La domanda	Se la risposta è sì
Una fonte sola, un posto solo?	Si può provare da soli con l’assistente che usate già, su pochi casi veri, misurando prima e dopo.
Tocca clienti, soldi, messaggi in uscita?	Prima di accenderlo servono un punto di approvazione scritto e un registro di quello che fa.
Si ferma quando non trova la risposta?	È progettato. Se invece risponde lo stesso, inventa, e il danno arriva dove nessuno guarda.

Se l’agente parla con un cliente, deve dire che è un sistema. L’articolo 50 del regolamento (UE) 2024/1689 sull’intelligenza artificiale, applicabile dal 2 agosto 2026, chiede che l’informazione arrivi «al più tardi al momento della prima interazione o esposizione». Nella scheda sta nella riga Approva.

Quanto costa creare un agente AI

Farlo da soli costa l’abbonamento e le ore di chi lo costruisce e lo controlla; farlo fare costa da 5.000 a 20.000 euro per un agente su misura, nei listini pubblici di cinque fornitori italiani riletti il 25 settembre 2026. Le fasce, e il conto col costo del compito fatto a mano, sono in quanto costa un agente AI per una PMI.

Per confronto, l’abbonamento aziendale a ChatGPT costa 21 euro per utente al mese con fatturazione annuale, secondo il listino di OpenAI letto il 13 ottobre 2026. È uno strumento per tutti; un agente su misura fa un compito preciso dentro i vostri sistemi, e la differenza fra i due è nella pagina su agente AI o chatbot.