I campioni. La spesa che si ripete, perché parte prima della qualifica.
Tre vasetti dentro una scatola, verso un paese fuori dall’Unione europea, viaggiano come una spedizione doganale in piena regola. Con fattura, valore dichiarato e codice merce, anche quando la merce è regalata.
Un campione gratuito resta una spedizione. Verso un paese extra UE serve una fattura proforma con un valore dichiarato, la descrizione della merce e il codice doganale. La Camera di commercio di Torino ricorda che l’impresa cedente deve conservare la prova dell’avvenuta esportazione, esattamente come per una vendita.
Il costo che pesa non arriva dal corriere. Arriva dalla ripetizione: campioni che partono verso richieste non ancora qualificate, e che nel migliore dei casi portano una seconda spedizione col formato giusto.
La regola che dimezza la spesa sta prima della scatola: non si spedisce finché non si sa quale referenza, quale formato, quale paese e quale canale. Sono quattro domande, e chi è interessato davvero risponde in un giorno.
Questo pezzo fa parte della guida all’export operativo per il piccolo produttore alimentare e copre il quinto dei suoi otto passaggi: la campionatura, cioè il primo costo reale di una trattativa estera.
Il modello, da scaricare
Per i campioni gratuiti di modico valore, ai fini doganali basta una lista valorizzata o una fattura pro forma con l’indicazione almeno del costo dei beni ceduti. Questi due file sono quella pro forma, con dentro già stampate le due diciture che chi compila dimentica.
| File | Cosa contiene | Link |
|---|---|---|
| ItalianoWord, da compilare | La copia di lavoro. Intestazione, righe merce, le due diciture, i totali e cosa conservare dopo. |
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| IngleseWord, da compilare | Stessi campi, stesso ordine. È la versione che viaggia, perché la legge chi sdogana dall’altra parte. |
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| ItalianoPDF, da stampare | Per compilarlo a penna, o per farlo girare senza rischiare modifiche. |
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| InglesePDF, da allegare | La copia che si allega alla spedizione quando i dati non devono più cambiare. |
I file sono liberi. Non c’è un modulo davanti, non chiediamo un indirizzo e non ci arriva nessuna notifica quando qualcuno li scarica. La descrizione della merce che ci scrivete deve essere la stessa che compare sul documento di trasporto: descrizioni che non coincidono sono la prima causa di verifica.
Un campione gratuito è comunque una spedizione doganale
Fuori dall’Unione europea non esiste la categoria «pacco di cortesia». La merce attraversa una frontiera, quindi va descritta, valorizzata e dichiarata. La Camera di commercio di Torino, nella sezione dedicata alle campionature gratuite, lo dice in modo asciutto: per i campioni gratuiti di modico valore, ai fini doganali «è sufficiente redigere una lista valorizzata o una fattura pro-forma, con indicazione (almeno) del costo dei beni ceduti».
Sul valore da indicare, la stessa fonte suggerisce di fare riferimento al valore di mercato dei beni, richiamando l’articolo 74 del Codice doganale dell’Unione. E aggiunge il punto che quasi nessuno considera: «l’impresa italiana cedente, per ragioni cautelative, deve essere munita della prova dell’avvenuta esportazione».
Un campione che parte senza lasciare traccia documentale è una spedizione di cui, sei mesi dopo, non riuscite a dimostrare niente.
Sulla proforma vanno scritte esplicitamente due cose: che la merce è un campione gratuito senza valore commerciale, e che il valore indicato è espresso ai soli fini doganali. Un valore simbolico irrealistico, tipo un euro per una scatola di conserve, non velocizza niente: rende più probabile una verifica, e la verifica è il ritardo.
I documenti che servono davvero
- La fattura proforma. Con descrizione della merce, quantità, codice doganale, origine, peso netto e lordo, valore ai soli fini doganali e la dicitura di campione gratuito. La descrizione deve essere la stessa che usate su tutti gli altri documenti, altrimenti nasce lo stesso problema di coerenza di una spedizione commerciale.
- Il documento di trasporto del corriere o dello spedizioniere, e la dichiarazione doganale di esportazione, da cui nasce la prova d’uscita da conservare.
- Gli eventuali documenti sanitari. I requisiti all’importazione dipendono dal prodotto e dal paese di destinazione, non dalla natura gratuita della spedizione: se per quel prodotto e quel paese serve una certificazione, può servire anche per tre vasetti. I tempi di rilascio del certificato sanitario sono la ragione per cui questa domanda va fatta il primo giorno, non il giorno prima del ritiro.
- L’etichetta. Un campione destinato solo a una valutazione tecnica interna è un conto; un campione che il compratore vuole mostrare a un cliente o mettere su uno scaffale di prova è un altro, e a quel punto entrano in gioco le regole di etichetta di quel paese. Conviene chiedere a cosa serviranno, prima di preparare la scatola.
Il conto che nessuno fa
Il conto di un campione ha quattro righe, e una sola si vede: trasporto, documenti, ore e ripetizione. Chiedete a un produttore quanto ha speso in campioni l’anno scorso e nella maggior parte dei casi non lo sa, perché quella spesa non ha una riga in nessun prospetto: sta sparsa fra i corrieri, i diritti camerali, il magazzino e le ore di qualcuno.
| Riga di costo | Cosa contiene | Dove viene sottovalutata |
|---|---|---|
| Trasportola riga visibile | Spedizione express verso un paese extra UE, con pratica doganale. Su pochi chili può superare il valore della merce contenuta. |
È l’unica riga che qualcuno guarda, e per questo diventa il metro sbagliato con cui si giudica l’intera operazione. |
| Documentitariffe camerali | Presi uno a uno costano poco: alla Camera di commercio di Lecce un certificato di origine con copia costa 10 €, un attestato di libera vendita 3 € di diritti di segreteria. |
Il costo non sta nella tariffa ma nell’attesa: due o tre giorni lavorativi di rilascio che nessuno aveva messo in calendario. |
| Orela riga invisibile | Preparare, imballare, compilare la proforma, seguire la pratica, rispondere al corriere, ricontattare dopo due settimane. |
Non vengono contate perché le fa una persona già stipendiata, in un momento in cui stava facendo un’altra cosa. |
| Ripetizionela riga che ribalta il conto | La stessa spedizione rifatta perché il formato non era quello giusto, o fatta verso richieste che non erano richieste. |
Non compare da nessuna parte, perché ogni singola volta sembra un caso isolato. |
Il conto complessivo di una singola spedizione di campioni si fa in dieci minuti con le vostre fatture. Il numero che interessa davvero, però, è un altro: quanti campioni sono partiti l’anno scorso, e quanti di quelli hanno prodotto un ordine. Quel rapporto dice se il problema è il prodotto o la selezione delle richieste, e sono due problemi opposti.
La regola che dimezza la spesa: qualificare prima
Il campione parte quando il compratore ha risposto a quattro domande. La regola va decisa una volta, non caso per caso. Non è scortesia. Una richiesta seria trova quelle domande ragionevoli e risponde in un giorno, ed è esattamente lo stesso filtro descritto nei segnali per capire se un compratore estero è serio.
I campioni partono presto per un motivo comprensibile: sembrano il modo più veloce di far progredire una conversazione. Il risultato pratico è che partono verso chiunque abbia scritto, prima ancora di sapere se quel qualcuno vende la vostra categoria.
Subject: [product] samples - a few details before we ship Dear [name], Happy to send samples. So that we can send you the right ones, could you confirm four things? 1. Which reference and which format are you interested in? 2. Which country will the product be sold in, and through which channel (retail, foodservice, distribution)? 3. Are the samples for internal tasting only, or will they be shown to a customer? 4. Full company address and contact for the courier, and who covers shipping costs? As soon as we have these, samples leave within [X] working days. Kind regards, [name] - [company]
La terza domanda è quella che i produttori dimenticano più spesso e che cambia il contenuto della scatola: un assaggio interno può viaggiare in confezione neutra, un campione destinato a un cliente finale del compratore deve essere presentabile e, in certi casi, conforme all’etichetta del paese.
La quarta domanda suona sgarbata e non lo è. Molti importatori strutturati hanno un contratto con un corriere e preferiscono usare il proprio codice, perché costa meno a entrambi. Chi lo propone di sua iniziativa, senza che glielo chiediate, sta dicendo qualcosa di utile su quanto è interessato.
Le cessioni gratuite verso paesi extra UE hanno un trattamento fiscale proprio, e la possibilità di sostenerlo dipende anche dalla prova che la merce ha lasciato il territorio dell’Unione. Questa pagina non dà indicazioni fiscali. Quale documento emettere, quale dicitura riportare e quale prova conservare sono decisioni da prendere con il vostro commercialista, prima della prima spedizione di campioni e non alla fine dell’anno.
Il registro dei campioni, sei colonne
Sei colonne bastano: a chi, quando, cosa, quanto è costato, chi ha pagato il trasporto, cosa è successo dopo. È la cosa che si sistema subito, e non richiede nessun software.
Serve a due cose che valgono molto più della fatica di tenerlo. La prima: a fine anno sapete quanto costa davvero acquisire un compratore estero, che è un numero che serve anche per decidere quanto vi costa il primo ordine. La seconda, meno ovvia: vi accorgete dei campioni dopo i quali nessuno ha più richiamato, che è la perdita più silenziosa di tutta la sequenza, perché non produce nessuna mail da leggere.
Quando le spedizioni di campioni diventano decine e i solleciti da fare si accumulano, quel registro è il primo candidato ovvio a smettere di essere un foglio: lo stato di ogni compratore visibile senza ricostruirlo dalla posta, con il promemoria di chi è fermo da troppo tempo. Con il vincolo scritto in Etica: il sistema prepara e segnala, ma nessun messaggio raggiunge un compratore senza che una persona lo abbia letto e approvato.
Non diamo una cifra per il costo di una spedizione di campioni, perché onestamente non esiste: cambia con il peso, la destinazione, il corriere e i documenti richiesti. Diamo la struttura del conto, che è riusabile, e le uniche tariffe verificabili: quelle camerali di Lecce, lette sul loro tariffario.
Non citiamo percentuali di conversione dei campioni in ordini. Girano numeri su questo tema, ma non siamo riusciti a ricondurli a un documento primario riferito ai piccoli esportatori alimentari italiani, quindi restano fuori. Il rapporto che conta è il vostro, e si ricava dal registro di sei colonne descritto sopra.
Il testo in inglese è costruito per essere copiato e non riproduce la corrispondenza di un cliente reale.
Domande e risposte
Che documenti servono per spedire campioni alimentari fuori dall’UE?
Una fattura proforma con descrizione, quantità, codice doganale, origine, pesi e valore ai soli fini doganali; il documento di trasporto del corriere; la dichiarazione doganale di esportazione. La Camera di commercio di Torino indica che per i campioni gratuiti di modico valore «è sufficiente redigere una lista valorizzata o una fattura pro-forma».
Si aggiungono gli eventuali documenti sanitari richiesti dal paese di destinazione per quel prodotto. E la prova dell’avvenuta esportazione va conservata, come per una vendita.
Che valore si dichiara su un campione gratuito?
Un valore va dichiarato anche senza incasso, perché serve alla dogana di arrivo. La Camera di commercio di Torino indica di fare riferimento al valore di mercato dei beni, richiamando l’articolo 74 del Codice doganale dell’Unione.
Sulla proforma vanno scritte due diciture: che si tratta di campione gratuito senza valore commerciale, e che il valore è indicato ai soli fini doganali. Un valore simbolico irrealistico rende più probabile una verifica, quindi allunga i tempi invece di accorciarli.
Serve il certificato sanitario anche per i campioni?
Può servire, e non dipende dal fatto che la merce sia gratuita. I requisiti all’importazione li stabilisce il paese di destinazione in base al prodotto, quindi se per quel prodotto e quel paese serve una certificazione sanitaria, la richiesta può valere anche per tre vasetti.
Il modo di saperlo prima: chiederlo per iscritto al compratore, che ha il contatto con la dogana di arrivo, e confermarlo con il servizio competente della propria ASL, che è l’ente che rilascia le certificazioni sui modelli del Ministero della Salute.
Quanto costa spedire campioni all’estero?
Non esiste una cifra valida per tutti, e non ne pubblichiamo una. Esiste la struttura del conto, e sono quattro righe: trasporto express con pratica doganale, documenti, ore di chi prepara, prodotto che esce dal magazzino senza fattura.
I documenti presi uno a uno costano poco (alla Camera di commercio di Lecce un certificato di origine con copia è 10 €, un attestato di libera vendita 3 €). Le righe che ribaltano il conto sono le ore e la ripetizione.
Quando conviene mandare i campioni a un buyer estero?
Dopo quattro risposte: quale referenza e formato interessano, in quale paese e canale il prodotto verrebbe venduto, se i campioni servono a un assaggio interno o a un cliente del compratore, e a chi va intestata la spedizione con chi paga il trasporto.
Spedire prima produce due danni insieme: si paga una spedizione che spesso non porta a nulla, e si manda il formato sbagliato a chi era interessato davvero, costringendo a una seconda spedizione. La qualifica viene prima della scatola.
Note sulle fonti
- Camera di commercio di Torino, Campionature gratuite · Invio in Paese extra Ue. Da qui, citati testualmente: la sufficienza della lista valorizzata o fattura pro-forma, il riferimento al valore di mercato (articolo 74 del Codice doganale dell’Unione) e l’obbligo cautelativo di munirsi della prova dell’avvenuta esportazione.
- Camera di commercio di Lecce, tariffario e tempi di rilascio dei documenti per l’export: certificato di origine con copia 10 € ed emissione entro due giorni lavorativi, attestato di libera vendita 3 € di diritti di segreteria ed emissione entro tre giorni lavorativi. Le tariffe sono di quella Camera: la vostra può avere importi diversi, e conviene verificarli sul suo sito.
- Ministero della Salute, Certificazioni per esportazione: le certificazioni sanitarie possono essere sottoscritte solo dal veterinario ufficiale o dal referente SIAN dell’Azienda sanitaria locale competente per territorio.
- Nessuna percentuale di conversione dei campioni in ordini viene citata qui: i numeri che circolano non sono riconducibili a un documento primario riferito ai piccoli esportatori alimentari italiani. Quando la fonte non regge, il numero non viene pubblicato.
Quanti campioni sono partiti l’anno scorso, e quanti hanno portato un ordine.
Il conto la prima volta fatelo a mano: insegna più di qualsiasi strumento. Con Itria partiamo dall’esterno per costruire sistemi digitali su misura per gli esportatori. Che per voi si traduce in più richieste, meno perdite e meno lavoro manuale. Scriveteci una riga su cosa vi pesa. Il primo passo lo facciamo noi: quello che un compratore vede quando vi cerca, e cosa ci abbiamo trovato. Anche se poi non lavoreremo insieme.