Il modello di packing list. Il foglio che dice dentro quale collo sta cosa.
Chi cerca un modello di packing list sta preparando una spedizione, non una valigia. Gli serve il foglio, e i quattro dati che lo rendono un documento.
Qui c’è il foglio vuoto, in quattro file: italiano e inglese, Excel e PDF. L’Excel somma da solo colli e pesi, il PDF si stampa e si allega. Sono link diretti, senza modulo davanti e senza lasciare una mail.
Quattro dati la rendono un documento. La Camera di commercio di Torino, che la chiama distinta di carico, scrive che deve riportare il numero della fattura commerciale a cui si riferisce, il numero e la tipologia dei colli, la descrizione delle merci contenute in ciascun collo e gli estremi dell’eventuale container. Il resto sono campi utili, non obbligati.
Packing list e DDT non sono lo stesso foglio. Il documento di trasporto italiano nasce da una norma fiscale, il DPR 472/1996, e serve alla fatturazione differita. La packing list serve a chi carica, a chi controlla e a chi scarica, e non ha una forma prescritta da nessuna parte.
Questo pezzo fa parte della guida all’export operativo per il piccolo produttore alimentare e porta l’oggetto. Chi prepara quale documento e in che ordine sta nella pagina gemella: la cartella dei documenti della spedizione, e chi fa cosa.
Il modello, da scaricare
Quattro file, stessi campi in tutti e quattro. L’Excel è la copia di lavoro, perché chi compila una packing list vuole che il numero dei colli e i due pesi si sommino da soli invece di ricontarli. Il PDF è la copia che si stampa e si allega al collo.
| File | Quando serve | Link |
|---|---|---|
| ItalianoExcel, con i totali | La copia interna. Quattordici righe di colli, e in fondo colli, peso netto e peso lordo che si sommano da soli. |
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| IngleseExcel, con i totali | Stessi campi, stesso ordine. È la versione che viaggia, perché la legge chi sdogana dall’altra parte. |
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| ItalianoPDF, da stampare | Per compilarla a penna in magazzino mentre si conta, o per farla girare senza rischiare modifiche. |
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| InglesePDF, da allegare | La copia che si allega alla spedizione quando i numeri sono chiusi e non devono più cambiare. |
I file sono liberi. Non c’è un modulo davanti, non chiediamo un indirizzo e non ci arriva nessuna notifica quando qualcuno li scarica. Se vi servono con il vostro logo, aprite il file e mettetecelo: è un documento normale, e non ricalca il modulo di nessun corriere.
I quattro dati che la rendono un documento
La Camera di commercio di Torino elenca la distinta di carico fra i documenti usati comunemente nelle operazioni commerciali con l’estero, e ne fissa il contenuto in una riga sola. È l’unico elenco autorevole in circolazione, e sono quattro cose:
«Emessa dal venditore, deve riportare: il numero di fattura commerciale cui la distinta fa riferimento; il numero e la tipologia dei colli; la descrizione delle merci contenute in ciascun collo; eventuali estremi del container all’interno del quale vengono caricate le merci.»
Il primo dei quattro è quello che manca più spesso. Una packing list senza il numero della fattura non si lega a niente: chi la riceve ha in mano un elenco di colli che potrebbe appartenere a qualsiasi spedizione, e la prima cosa che fa è scrivere una mail per chiedere a quale.
Il terzo è quello che costa di più quando è approssimativo. Non basta scrivere quanta merce parte in tutto: serve sapere cosa c’è dentro ciascun collo, perché un controllo doganale apre un collo e non l’intero pallet.
I campi, uno per uno
Quattro sono i dati obbligati sopra. Gli altri servono a chi carica, a chi assicura e a chi scarica, e si compilano una volta sola perché per una referenza non cambiano quasi mai.
| Campo | Cosa ci va | Perché serve |
|---|---|---|
| Numero della fatturaobbligato | Il numero esatto della fattura commerciale a cui la packing list si riferisce. |
È l’unico dato che lega i due documenti. Senza, il foglio non è verificabile. |
| Numero e tipologia dei colliobbligato | Quanti colli, e di che tipo: cartoni, casse, fusti. |
È il primo conto che si fa allo scarico, prima ancora di aprire qualcosa. |
| Descrizione per colloobbligato | Cosa contiene ciascun collo, con la stessa descrizione usata in fattura. |
Un controllo apre un collo, non il carico. Se quel collo non corrisponde, si ferma tutto. |
| Estremi del containerobbligato se c’è | Sigla e numero del container, e il numero del sigillo se c’è. |
Lega il documento al mezzo fisico che la merce sta usando. |
| Codice doganale (HS)utile | Almeno le prime sei cifre, uguali a quelle scritte in fattura. |
Un codice diverso fra i due documenti cambia il dazio e apre la verifica. |
| Peso netto e peso lordoutile | Separati, per riga e in totale, con l’unità di misura scritta. |
Il peso viene scansionato lungo il tragitto, e una discrepanza si paga in trasporto. |
| Lottoutile, e per l’alimentare quasi sempre | Il numero di lotto della merce contenuta in ciascun collo. |
È il campo che rende una spedizione rintracciabile a valle senza riaprire il magazzino. |
Packing list e DDT: la differenza
Sono due fogli diversi che nascono da due esigenze diverse, e confonderli porta a mandarne uno al posto dell’altro. Il documento di trasporto italiano è previsto dal DPR 472/1996, e la Camera di commercio di Torino ne indica due scopi precisi: consentire la fatturazione differita e consentire di vincere le presunzioni di cessione e di acquisto. Va emesso prima dell’inizio del trasporto, a cura del cedente, e deve contenere la data dell’operazione, le generalità di cedente, cessionario e trasportatore, e la descrizione di natura, qualità e quantità dei beni.
La packing list non ha niente di tutto questo. Nessuna norma la impone, nessuna norma ne fissa la forma, e non serve a un fine fiscale: descrive com’è fatto il carico, collo per collo, per chi lo deve controllare o scaricare. Un DDT ben fatto dice quanta merce è partita; una packing list dice dentro quale scatola sta.
| DDT | Packing list | |
|---|---|---|
| Da dove nasce | DPR 472/1996. Ha una disciplina scritta. |
Prassi commerciale. Nessuna norma la impone. |
| A cosa serve | Fatturazione differita e prova contro le presunzioni di cessione e acquisto. |
Far sapere a chi controlla e a chi scarica cosa c’è in ogni collo. |
| Il dettaglio | Natura, qualità e quantità dei beni ceduti, in cifre. |
Riga per collo, con pesi, dimensioni e lotto. |
| Chi lo legge | Chi tiene la contabilità, da entrambe le parti. |
Il vettore, la dogana, il magazzino di arrivo. |
Al DDT, scrive la stessa fonte, è equiparato qualsiasi altro documento (nota di consegna, lettera di vettura, polizza di carico) purché contenga gli elementi essenziali. Una packing list, da sola, quegli elementi non li contiene tutti: tenerle separate costa dieci minuti e toglie un dubbio.
Il DDT ha effetti fiscali, e su quelli questa pagina si ferma: descrive cosa dice la fonte e non dà indicazioni. Fatturazione differita, presunzioni di cessione e prova d’uscita sono materia da vedere con chi vi tiene la contabilità, prima della prima spedizione e non dopo.
La descrizione è il campo che ferma i carichi
Fra tutti i campi, quello che produce fermi è la descrizione della merce, e il motivo è che sembra il più innocuo. FedEx lo scrive senza giri di parole nella sua guida alla compilazione dei documenti di spedizione: «Descrizioni imprecise o vaghe delle merci sono una delle ragioni più comuni dei ritardi in dogana».
La raccomandazione che segue è ancora più operativa, e vale esattamente quanto costa metterla in pratica: riportare descrizioni uniformi e dettagliate su tutti i documenti della spedizione. Non una descrizione migliore su ciascun foglio: la stessa, copiata.
La regola pratica che ne esce è una sola riga di lavoro. La descrizione, il codice doganale, l’origine e i pesi si scrivono una volta sola, in un posto solo, e da lì si copiano su fattura, packing list, prova di origine e certificato sanitario. Il foglio che confronta fattura e packing list serve a verificare che sia successo davvero.
Chi la prepara, e da quali dati
La prepara il venditore, come scrive la Camera di commercio, e nella pratica la compila chi ha in mano il magazzino, perché è l’unico che conosce colli, pesi e lotti. Lo spedizioniere lavora sui dati che riceve: se arrivano incompleti si ferma e chiede, e quel giro di mail diventa il ritardo che poi viene attribuito alla dogana.
I dati non nascono però in magazzino. Formato, unità per cartone, cartoni per pallet, peso netto e peso lordo del cartone stanno già scritti nella scheda tecnica del prodotto, e quella è la sorgente. Quando la packing list si compila leggendo la scheda invece che ricontando, i due documenti non possono divergere.
Quando compilarla a mano smette di reggere
Con due spedizioni all’anno e tre referenze, la packing list si compila in venti minuti e nessun sistema la fa meglio di una persona attenta. Il punto in cui si rompe è un altro: quando le spedizioni diventano settimanali, le referenze quindici e ogni carico mescola lotti diversi, ricopiare a mano gli stessi dati su quattro documenti smette di essere un compito e diventa una fonte di errori.
È il momento in cui i dati vanno tolti dai file e messi dove i documenti si formano dalla stessa base, così che una descrizione corretta una volta sia corretta ovunque. Con un vincolo che vale più della tecnologia, ed è scritto in Etica: il sistema prepara e segnala, ma nessun documento parte senza che una persona lo abbia letto e approvato. Su una packing list quella firma è sostanza, perché chi la firma dichiara cosa c’è dentro i colli.
Questa pagina vi dà il foglio vuoto. Se lo compilate e ce lo mandate insieme alla fattura prima che la spedizione parta, vi diciamo quali campi non coincidono fra i due e quali descrizioni, così come sono scritte, farebbero fermare il carico.
Risponde una persona, la stessa che poi costruisce i sistemi, entro 24 ore, con una lettura della situazione e non con un preventivo. Si scrive da qui, e basta una riga.
Domande e risposte
Dove scarico un modello di packing list per l’export?
In questa pagina, in quattro file liberi: Excel italiano, Excel inglese, PDF italiano e PDF inglese. Sono link diretti: non c’è un modulo da compilare prima e non serve lasciare una mail.
L’Excel somma da solo colli, peso netto e peso lordo. Il PDF si stampa e si allega. I file sono prodotti da noi e non ricalcano il modulo di nessun corriere.
Cosa deve contenere una packing list?
Quattro dati. La Camera di commercio di Torino, che la chiama distinta di carico, scrive che deve riportare il numero della fattura commerciale a cui si riferisce, il numero e la tipologia dei colli, la descrizione delle merci contenute in ciascun collo e gli estremi dell’eventuale container.
Il resto sono campi utili e non obbligati: codice doganale, origine, peso netto e lordo, dimensioni e lotto. Per una spedizione alimentare il lotto conviene sempre, perché è il campo che la rende rintracciabile a valle.
Che differenza c’è fra packing list e DDT?
Nascono da due esigenze diverse. Il DDT è previsto dal DPR 472/1996 e serve a due scopi fiscali: consentire la fatturazione differita e vincere le presunzioni di cessione e di acquisto. Va emesso prima dell’inizio del trasporto e porta data, generalità di cedente, cessionario e trasportatore, e natura, qualità e quantità dei beni.
La packing list non è imposta da nessuna norma, non ha una forma prescritta e non ha effetti fiscali: dice dentro quale collo sta cosa. Sugli effetti fiscali del DDT il punto va portato al commercialista.
La packing list è obbligatoria per una spedizione extra UE?
Nessuna norma impone un documento chiamato così, e infatti non ne esiste un modello ufficiale: la Camera di commercio di Torino la elenca fra i documenti utilizzati comunemente, non fra quelli prescritti.
Nella pratica viene chiesta quasi sempre. Senza, un controllo non può verificare un singolo collo senza aprire l’intero carico, e c’è almeno una azienda sanitaria che la vuole fra gli allegati della richiesta di certificato sanitario. La lista definitiva la decide il paese di arrivo.
Meglio compilare la packing list in Excel o in Word?
In Excel. Una packing list è fatta quasi tutta di numeri che devono tornare, e il conto dei colli e i due pesi si sommano da soli invece di essere ricontati a mano: è lì che nascono gli errori quando il carico è grande.
Al compratore e al vettore si manda il PDF, perché arriva identico a come è stato chiuso. La regola che conta di più resta un’altra: la descrizione della merce deve essere identica a quella della fattura, parola per parola.
Note sulle fonti
- Camera di commercio di Torino, i documenti nelle operazioni commerciali con l’estero: la voce distinta di carico e i quattro dati che deve riportare. La citazione fra virgolette nel testo è presa alla lettera da quella pagina.
- Camera di commercio di Torino, il documento di trasporto (DDT): il DPR 472/1996, i due scopi del documento, gli elementi che deve contenere e l’equiparazione di qualsiasi altro documento che li contenga.
- FedEx Italia, come compilare i documenti di spedizione internazionale: le descrizioni imprecise o vaghe fra le ragioni più comuni dei ritardi in dogana, e la raccomandazione di riportare descrizioni uniformi su tutti i documenti. È una fonte di parte, un corriere che parla del proprio lavoro, e vale per quello: dice cosa vede fermarsi.
- I quattro file scaricabili sono prodotti da noi. Non riproducono il modulo di nessun corriere, di nessuna camera di commercio e di nessun ente, e non riprendono il testo di alcuno standard privato: raccolgono gli stessi dati con parole nostre, in una forma nostra.
- Questa pagina non pubblica un elenco di campi «obbligatori per legge» oltre ai quattro citati, perché non esiste una norma che prescriva il contenuto di una packing list. Gli altri campi sono indicati per quello che sono: utili a chi carica, a chi controlla e a chi scarica.
- Gli effetti fiscali del documento di trasporto (fatturazione differita, presunzioni di cessione e di acquisto) sono descritti riportando cosa dice la fonte. Questa pagina non dà indicazioni fiscali: il punto va portato al proprio commercialista.
I colli li conta il magazzino. I documenti li legge la dogana.
Fra i due passaggi c’è una sola cosa da non rompere, ed è che la merce descritta sia la stessa. Con Itria partiamo dall’esterno per costruire sistemi digitali su misura per gli esportatori. Che per voi si traduce in più richieste, meno perdite e meno lavoro manuale. Scriveteci una riga su cosa vi pesa. Il primo passo lo facciamo noi: quello che un compratore vede quando vi cerca, e cosa ci abbiamo trovato. Anche se poi non lavoreremo insieme.