La dichiarazione EX-1. Il foglio che vi arriva non è la prova che cercate.
Lo spedizioniere manda una mail con un PDF e un codice lungo, e la spedizione risulta partita. Quel PDF dimostra che la merce è stata svincolata, che è un momento prima di quello che vi serve.
La presenta l’esportatore, non il compratore. All’ufficio doganale competente per il luogo dove siete stabiliti, o dove la merce viene imballata e caricata. Nella pratica la trasmette uno spedizioniere per vostro conto, e la responsabilità resta vostra.
Il DAE accompagna la merce, il messaggio di uscita la chiude. L’Agenzia delle dogane e dei Monopoli scrive che il messaggio «uscita conclusa» costituisce prova dell’uscita della merce dal territorio doganale dell’Unione.
La merce deve uscire entro 90 giorni dalla data dello svincolo. Se esce ma il sistema non registra l’uscita, esiste una procedura di ricerca da attivare. Nessuno vi avvisa che serve.
Questo pezzo fa parte della guida all’export operativo per il piccolo produttore alimentare e copre il passaggio doganale, cioè quello che succede dopo che i documenti della spedizione sono pronti.
Come si chiama davvero
L’Agenzia delle dogane e dei Monopoli la chiama dichiarazione di esportazione. EX-1 è il nome che circola fra spedizionieri e compratori, e indica la stessa cosa: l’atto con cui una merce viene vincolata al regime dell’esportazione.
L’Agenzia definisce il regime in una riga: «Il vincolo delle merci al regime dell’esportazione è obbligatorio per i casi in cui queste debbano lasciare il territorio doganale della Comunità». Obbligatorio, quindi, e non una formalità che si sceglie di fare.
Non esiste una spedizione extra UE senza dichiarazione doganale. Esistono spedizioni in cui qualcun altro l’ha fatta al posto vostro.
Chi la presenta, e a quale ufficio
La presenta l’esportatore. L’Agenzia indica che l’esportatore deve presentare le merci e la relativa dichiarazione all’ufficio doganale di esportazione, che è quello competente per il luogo dove l’esportatore è stabilito, oppure dove le merci sono imballate o caricate.
Quasi nessun piccolo produttore la trasmette da solo. La compila uno spedizioniere o un rappresentante doganale, in nome e per conto dell’azienda, ed è una divisione del lavoro sensata. Il punto da tenere fermo è un altro: la responsabilità di quanto dichiarato resta dell’esportatore, anche quando a digitare è un altro.
MRN e DAE, due cose che viaggiano insieme
L’MRN è un numero, il DAE è un foglio, e vengono confusi di continuo. Quando la dichiarazione viene accettata, l’ufficio di esportazione assegna il Movement Reference Number e, allo svincolo, consegna il documento di accompagnamento esportazione che riporta quel numero e viaggia con la merce.
La differenza conta perché cambia cosa conviene archiviare. Il PDF finisce in una cartella e nessuno lo riapre. L’MRN è la chiave con cui si verifica lo stato del movimento, e sul sito dell’Agenzia esiste un servizio di tracciamento che, digitando quel numero, restituisce lo stato del movimento di esportazione.
La prova dell’uscita arriva dopo, e arriva in silenzio
Qui sta la parte che costa. La sequenza ha due uffici e due momenti distinti: l’ufficio di esportazione accetta la dichiarazione, fa l’analisi dei rischi e svincola la merce; l’ufficio di uscita verifica che la merce corrisponda a quanto dichiarato, sorveglia l’uscita fisica e rimanda indietro i risultati.
Solo alla fine di quella catena si chiude il cerchio. L’Agenzia lo scrive senza margini: «Il messaggio ‘uscita conclusa’ costituisce prova dell’uscita della merce dal territorio doganale dell’Unione».
Il documento che avete in mano allo svincolo è quindi una fotografia di metà percorso. Fra lo svincolo e l’uscita conclusa può succedere qualcosa, e quando succede non arriva nessuna mail. Il trattamento fiscale dell’operazione va verificato con il proprio commercialista sulla base della prova effettivamente ottenuta, non sulla base del PDF ricevuto il giorno della partenza.
I novanta giorni
Novanta giorni dallo svincolo. L’Agenzia, richiamando l’articolo 335 del regolamento di esecuzione, indica che la merce svincolata per l’esportazione deve uscire dal territorio doganale dell’Unione entro quel termine.
Da lì si aprono due strade, e vanno percorse da voi perché nessuno le percorre al posto vostro. Se la merce è uscita ma il sistema non ha registrato il messaggio, si attiva la procedura di ricerca presso l’ufficio di esportazione. Se la merce non è uscita, la non uscita va segnalata perché la dichiarazione venga annullata.
Chi fa cosa, e cosa resta a voi
| Passaggio | Chi lo fa | Cosa resta a voi |
|---|---|---|
| La dichiarazionel’EX-1 | L’esportatore, in forma elettronica, quasi sempre tramite uno spedizioniere che agisce per suo conto. |
La responsabilità di quanto è scritto dentro, compresa la descrizione della merce e il valore. |
| Accettazione e svincolonasce l’MRN | L’ufficio di esportazione: accetta, analizza il rischio, assegna l’MRN e consegna il DAE. |
Il numero MRN. È la chiave per verificare tutto il resto, e va tenuto dove si ritrova. |
| Uscita fisicaalla frontiera | L’ufficio di uscita: verifica la corrispondenza, sorveglia l’uscita e rimanda i risultati. |
Niente da fare, ma una data da tenere d’occhio: i novanta giorni corrono da prima. |
| Uscita conclusala prova | Il sistema doganale, quando i risultati di uscita rientrano all’ufficio di esportazione. |
La prova dell’esportazione. Se non arriva, tocca a voi accorgervene e attivare la ricerca. |
La colonna a destra è la ragione per cui questa pagina esiste. Tre righe su quattro non chiedono niente e una sola chiede attenzione, ed è l’ultima, che però non ha una scadenza scritta da nessuna parte e non produce nessun messaggio quando va storta.
Quando le spedizioni diventano molte
Con tre spedizioni l’anno questo si segue a memoria. Con trenta, la memoria smette di essere un metodo: gli MRN stanno in trenta mail diverse, e verificare quali risultano usciti richiede di riaprirle una per una, quindi non lo fa nessuno finché non si presenta un problema.
È lo stesso schema del certificato di origine e delle certificazioni sanitarie: una riga di controllo che nessuno ha assegnato a nessuno. Quando queste righe diventano decine, il posto dove vederle insieme smette di essere un foglio e diventa uno scadenzario che avvisa prima, con il vincolo scritto in Etica: il sistema segnala, e la verifica la fa una persona.
Questa pagina riporta quello che l’Agenzia delle dogane e dei Monopoli pubblica sulle proprie pagine, aperte e lette il 13 settembre 2026. Non pubblica la procedura passo per passo per trasmettere una dichiarazione, perché cambia con il canale telematico usato e con il rappresentante che la presenta.
Il trattamento IVA dell’operazione non è trattato qui. Dipende dalla prova effettivamente ottenuta e va discusso con il proprio commercialista.
Domande e risposte
Che cos’è la dichiarazione EX-1?
È la dichiarazione doganale con cui una merce viene vincolata al regime dell’esportazione e può lasciare il territorio doganale dell’Unione europea. L’Agenzia delle dogane e dei Monopoli scrive che il vincolo al regime dell’esportazione è obbligatorio per le merci che devono lasciare quel territorio.
Sulle pagine dell’Agenzia il documento si chiama dichiarazione di esportazione. EX-1 è il nome che circola fra spedizionieri e compratori, e indica la stessa cosa. Si presenta in forma elettronica all’ufficio doganale di esportazione.
Chi presenta la dichiarazione, il venditore o il compratore?
L’esportatore, quindi di norma il venditore stabilito nell’Unione europea. L’Agenzia indica che l’esportatore deve presentare le merci e la dichiarazione all’ufficio competente per il luogo dove è stabilito, oppure dove le merci sono imballate o caricate.
Nella pratica quasi nessun piccolo produttore la trasmette da solo: la compila uno spedizioniere o un rappresentante doganale in nome e per conto dell’azienda. La responsabilità di quanto dichiarato resta però dell’esportatore, anche quando a digitare è un altro.
Qual è la prova che la merce è uscita dall’Unione europea?
Il messaggio di uscita conclusa, e non il documento che ha accompagnato la merce. L’Agenzia delle dogane lo scrive così: «Il messaggio ‘uscita conclusa’ costituisce prova dell’uscita della merce dal territorio doganale dell’Unione».
Il DAE, consegnato allo svincolo, dimostra che la dichiarazione è stata accettata e la merce svincolata, che è un momento precedente. Fra i due passaggi può esserci un problema che nessuno segnala, e il trattamento fiscale va verificato con il proprio commercialista sulla base della prova effettivamente ottenuta.
Quanto tempo ha la merce per uscire dopo lo svincolo?
Novanta giorni. L’Agenzia, richiamando l’articolo 335 del regolamento di esecuzione, indica che la merce svincolata per l’esportazione deve uscire dal territorio doganale dell’Unione entro 90 giorni dalla data dello svincolo.
Se la merce è uscita ma il sistema non ha registrato il messaggio di uscita, l’operatore può attivare la procedura di ricerca presso l’ufficio doganale di esportazione. Se invece la merce non è uscita, la non uscita va segnalata all’ufficio perché la dichiarazione venga annullata.
Che differenza c’è fra MRN e DAE?
L’MRN è un numero, il DAE è un foglio. Il Movement Reference Number viene assegnato dall’ufficio di esportazione quando la dichiarazione è accettata e serve a seguire il movimento; il documento di accompagnamento esportazione è il foglio che viaggia con la merce e riporta quel numero.
Sul sito dell’Agenzia esiste un servizio di tracciamento che, digitando l’MRN, restituisce lo stato del movimento di esportazione. Tenere l’MRN in un posto trovabile conta più di archiviare il PDF, perché è con quel numero che si verifica se l’uscita risulta conclusa.
Note sulle fonti
- Agenzia delle dogane e dei Monopoli, esportazione, i regimi doganali, per la definizione del regime, l’ufficio competente, i ruoli dell’ufficio di esportazione e dell’ufficio di uscita, l’MRN, il DAE, il termine dei novanta giorni con il richiamo all’articolo 335 del regolamento di esecuzione, e la frase sul messaggio di uscita conclusa. Le due frasi fra virgolette sono testuali.
- Agenzia delle dogane e dei Monopoli, dichiarazioni export, per il messaggio B1 che sostituisce gli ET/ET1 nel passaggio al nuovo sistema di esportazione. Quella pagina non indica una data di applicazione, quindi qui non se ne pubblica nessuna.
- Agenzia delle dogane e dei Monopoli, tracciamento di movimenti di esportazione o di transito, per l’esistenza del servizio di consultazione dello stato di un movimento tramite MRN.
- Le pagine dell’Agenzia sono state aperte e lette il 13 settembre 2026. Questa pagina non riporta la procedura telematica passo per passo, perché dipende dal canale usato e dal rappresentante che presenta la dichiarazione.
Una spedizione si chiude quando il sistema dice che è uscita, non quando parte il camion.
Con tre spedizioni l’anno il controllo si tiene a memoria. Con trenta, gli MRN stanno in trenta mail e nessuno li riapre finché non c’è un problema. Con Itria partiamo dall’esterno per costruire sistemi digitali su misura per gli esportatori. Che per voi si traduce in più richieste, meno perdite e meno lavoro manuale. Scriveteci una riga su cosa vi pesa. Il primo passo lo facciamo noi: quello che un compratore vede quando vi cerca, e cosa ci abbiamo trovato. Anche se poi non lavoreremo insieme.