Il modello di scheda tecnica. Il foglio, non la spiegazione del foglio.
Chi cerca un modello di scheda tecnica ha già capito cosa deve scrivere. Gli manca il foglio su cui scriverlo.
Qui c’è il modulo vuoto, in quattro file: italiano e inglese, Word e PDF. Il Word si compila e si riusa, il PDF si stampa e si allega. Non serve lasciare una mail, non c’è un modulo da riempire prima: sono link diretti.
I campi non sono inventati. Dodici vengono dalle indicazioni obbligatorie dell’articolo 9 del Regolamento (UE) 1169/2011, cioè da quello che dovrà comparire sull’etichetta. Gli altri sono quelli che il compratore chiede per fare il proprio conto: logistica, codici, shelf life residua.
Il campo che decide è la data. Una scheda senza riga di aggiornamento genera tre versioni diverse nella stessa casella di posta, e prima o poi qualcuno spedisce il dato vecchio su un ordine già partito.
Questo pezzo fa parte della guida all’export operativo per il piccolo produttore alimentare e porta l’oggetto. Il ragionamento su come si compila ogni campo, e sui cinque errori che fermano una richiesta, sta nella pagina gemella: la scheda tecnica in inglese, campo per campo.
Il modello, da scaricare
Quattro file, stessi campi in tutti e quattro. Il Word è la copia di lavoro: si compila una volta, si salva col nome del prodotto e si aggiorna quando cambia qualcosa. Il PDF è la copia che parte, perché arriva identica a come è uscita e nessuno la modifica per sbaglio.
| File | Quando serve | Link |
|---|---|---|
| ItalianoWord, da compilare | La copia interna, quella su cui lavorate voi e da cui nascono tutte le altre. |
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| IngleseWord, da compilare | La versione che va tenuta allineata alla prima. Stessi campi, stesso ordine, così si confrontano a colpo d’occhio. |
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| ItalianoPDF, da stampare | Per chi preferisce compilare a penna la prima volta, o per farla girare in azienda senza rischiare modifiche. |
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| InglesePDF, da allegare | La copia che si manda al compratore quando la scheda è chiusa e non deve più cambiare. |
I file sono liberi. Non c’è un modulo davanti, non chiediamo un indirizzo e non ci arriva nessuna notifica quando qualcuno li scarica. Se vi servono con il vostro logo, aprite il Word e mettetecelo: è un documento normale.
Una cosa sola, se vi va: quando l’avete compilato, mandatecelo. Lo rileggiamo con gli occhi di chi lo riceverà dall’altra parte e vi diciamo cosa manca, prima che a dirvelo sia un compratore.
Perché il compratore ha diritto di chiedervela
La scheda tecnica non è una cortesia commerciale. L’articolo 8, paragrafo 8 del Regolamento (UE) 1169/2011 mette a carico di chi fornisce un obbligo di informazione verso chi compra, e lo scrive così:
«Gli operatori del settore alimentare che forniscono ad altri operatori del settore alimentare alimenti non destinati al consumatore finale o alle collettività assicurano che a tali altri operatori del settore alimentare siano fornite sufficienti informazioni che consentano loro, se del caso, di adempiere agli obblighi di cui al paragrafo 2.»
Tradotto in pratica: il vostro compratore deve poter costruire un’etichetta conforme per il proprio mercato, e le informazioni per farlo le ha solo chi produce. Una scheda incompleta non gli fa perdere tempo, gli impedisce di adempiere. È per questo che la richiesta arriva sempre, e arriva presto.
I dodici campi che l’etichetta rende obbligatori
L’articolo 9, paragrafo 1 dello stesso regolamento elenca dodici indicazioni obbligatorie, dalla lettera a alla lettera l. Sono la spina dorsale del modello, perché sono le informazioni che finiranno comunque sulla confezione e che quindi il compratore deve avere per iscritto.
L’elenco: denominazione dell’alimento, elenco degli ingredienti, allergeni dell’allegato II, quantità di taluni ingredienti, quantità netta, termine minimo di conservazione o data di scadenza, condizioni di conservazione e d’impiego, nome e indirizzo dell’operatore, paese d’origine dove previsto, istruzioni per l’uso, titolo alcolometrico per le bevande oltre l’1,2 % in volume, dichiarazione nutrizionale.
Nel modello questi campi stanno nelle sezioni 1, 2, 3 e 4. Sono quelli su cui non si negozia: se ne manca uno, la scheda torna indietro con una domanda, e ogni domanda è un giro di posta in più fra due fusi orari diversi.
I campi che la legge non chiede e il compratore sì
Le sezioni 5 e 6 del modello non nascono da un obbligo. Nascono dal fatto che il compratore, per dirvi di sì, deve chiudere un conto: quanto pesa un pallet, quanti cartoni ci stanno, che dazio paga, quanto tempo gli resta per venderlo. Sono i numeri che voi conoscete e lui no.
| Campo | Da dove viene | Cosa succede se manca |
|---|---|---|
| Allergeniallegato II | Obbligo di etichetta, articolo 9 lettera c del Regolamento (UE) 1169/2011. |
È il primo campo che viene letto. Senza, la scheda non viene nemmeno valutata: è un filtro di sicurezza, non commerciale. |
| Shelf life residuagarantita alla spedizione | Nessun obbligo. Lo impongono i contratti di fornitura di quasi tutta la distribuzione organizzata. |
Indicare solo la durata totale costringe a chiedere, e la richiesta si perde nel giro di domande. |
| Dati di pallettizzazionecartoni, strati, altezza | Nessun obbligo. Servono al compratore per calcolare il trasporto per unità. |
Scrivere «da definire» equivale a chiedergli un preventivo senza dirgli quanto pesa la merce. |
| Codice doganaleHS, sei cifre | Nessun obbligo di etichetta. Determina il dazio che pagherà lui. |
Il dazio entra nel suo conto economico prima dell’ordine. Senza codice, il conto non si chiude. |
| GTIN pezzo e cartoneil codice a barre | Nessun obbligo. Lo chiedono i sistemi della grande distribuzione. |
Senza codice il prodotto non entra a sistema, e quindi non entra a scaffale. |
Word o PDF: quale dei due si manda
Il Word resta da voi. È la copia viva, quella che si aggiorna quando cambia un fornitore, una resa o un formato, ed è la sola su cui si scrive. Tenerne una per prodotto, in una cartella sola, evita la situazione in cui due persone in azienda compilano due schede diverse dello stesso articolo.
Il PDF è la copia che parte. Arriva al compratore identica a come l’avete chiusa, non si modifica per sbaglio aprendola, e si allega a una mail senza problemi di formattazione. Chi riceve un Word, spesso lo apre, ci scrive dentro una nota e ve lo rimanda: a quel punto esistono due documenti e nessuno dei due è quello buono.
Una versione sola, con una data sopra
In cima al modello ci sono tre celle: ultimo aggiornamento, versione, responsabile del documento. Sembrano burocrazia e sono la parte che fa risparmiare più tempo, perché permettono a voi e al compratore di sapere se state guardando lo stesso foglio senza doverlo confrontare riga per riga.
La regola pratica è una: quando cambia un dato, cambia la versione e cambia la data, e la scheda vecchia sparisce dalla cartella. Un archivio con quattro versioni della stessa scheda produce prima o poi un invio sbagliato, e un dato vecchio scoperto a merce partita diventa una contestazione, non un errore.
Vale la conseguenza opposta anche per il compratore: una scheda datata gli dice che dietro c’è qualcuno che tiene i documenti in ordine, e in una trattativa fra sconosciuti quella è la prima informazione che passa. Secondo l’analisi SACE sulle PMI italiane e l’export, il 57% delle piccole imprese manifatturiere italiane esporta: la concorrenza sul tavolo del compratore è fatta di aziende come la vostra, e la differenza la fanno i dettagli di questo tipo.
Quando il foglio non basta più
Con tre prodotti e un mercato, il modello compilato a mano regge per anni. Il punto in cui si rompe è sempre lo stesso: quando le referenze diventano venti, i mercati tre, e ogni mercato chiede una variante della stessa scheda. A quel punto il problema non è più compilare, ma tenere allineate diciotto versioni.
Quello è il momento in cui i dati vanno tolti dai file e messi in un posto che li tiene uniti, con le versioni in lingua generate dalla stessa base, così che correggere un valore lo corregga ovunque. Con un vincolo che vale più della tecnologia, ed è scritto in Etica: il sistema prepara e segnala, ma nessun documento raggiunge un compratore senza che una persona lo abbia letto e approvato. Su una scheda tecnica quella firma non è formale, perché il campo degli allergeni non ammette una correzione successiva.
Prima di arrivarci, conviene passare dalla cartella dei documenti della spedizione, dove la stessa merce va descritta allo stesso modo su fattura, packing list e prova di origine. La scheda tecnica è il primo posto in cui quella descrizione viene scritta, ed è da lì che gli altri documenti la copiano.
Questa pagina vi dà il foglio vuoto. Se lo compilate e ce lo mandate prima che lo veda un compratore, vi diciamo quali campi mancano e quali, così come sono scritti, farebbero tornare indietro la richiesta con una domanda. Non costa niente.
Risponde una persona, la stessa che poi costruisce i sistemi, entro 24 ore, con una lettura della situazione e non con un preventivo. Si scrive da qui, e basta una riga.
Domande e risposte
Dove scarico un modello di scheda tecnica per un prodotto alimentare?
In questa pagina, in quattro file liberi: Word italiano, Word inglese, PDF italiano e PDF inglese. Sono link diretti: non c’è un modulo da compilare prima e non serve lasciare una mail.
I campi sono gli stessi nei quattro file, nello stesso ordine, così la versione italiana e quella inglese si confrontano a colpo d’occhio.
Quali campi deve contenere una scheda tecnica alimentare?
Dodici vengono dalle indicazioni obbligatorie dell’articolo 9 del Regolamento (UE) 1169/2011: denominazione, ingredienti, allergeni, quantità di taluni ingredienti, quantità netta, termine minimo di conservazione, condizioni di conservazione, operatore responsabile, origine dove prevista, istruzioni per l’uso, titolo alcolometrico oltre l’1,2 % in volume, dichiarazione nutrizionale.
Agli obbligatori si aggiungono quelli che chiede il compratore e che nessuna norma impone: shelf life residua garantita alla spedizione, dati di pallettizzazione, codice doganale, GTIN del pezzo e del cartone.
La scheda tecnica è obbligatoria per legge?
Non esiste una norma che imponga un documento chiamato così. Esiste però l’articolo 8, paragrafo 8 del Regolamento (UE) 1169/2011, che obbliga chi fornisce alimenti a un altro operatore a dargli «sufficienti informazioni» perché possa adempiere ai propri obblighi.
La scheda tecnica è semplicemente la forma pratica in cui quell’obbligo viene assolto. Il compratore che ve la chiede non sta chiedendo un favore: sta chiedendo quello che gli serve per stare in regola.
Meglio mandare la scheda in Word o in PDF?
Il Word resta in azienda ed è la copia di lavoro, quella che si aggiorna. Al compratore si manda il PDF, perché arriva identico a come è stato chiuso e non si modifica aprendolo.
Chi riceve un Word tende ad annotarlo e a rimandarlo indietro: da quel momento esistono due documenti diversi dello stesso prodotto, e nessuno dei due è quello ufficiale.
Serve una scheda tecnica diversa per ogni paese?
La scheda commerciale resta una, con la lingua adattata. Quello che cambia da paese a paese è l’etichetta del prodotto, che segue le regole del mercato di destinazione ed è una materia separata.
Nella pratica conviene tenere una base unica coi dati e generare da lì le versioni in lingua, così che una correzione valga per tutte. Quando le referenze e i mercati si moltiplicano, il problema smette di essere compilare e diventa tenere allineate le versioni.
Note sulle fonti
- Regolamento (UE) n. 1169/2011, testo consolidato: articolo 8 paragrafo 8 per l’obbligo di informazione fra operatori e articolo 9 paragrafo 1 per l’elenco delle dodici indicazioni obbligatorie. La citazione fra virgolette nel testo è presa alla lettera dalla versione italiana.
- SACE, analisi sulle PMI italiane alla prova dell’export: il 57% delle piccole imprese manifatturiere esporta.
- I quattro file scaricabili sono prodotti da noi e non riproducono nessuno standard privato. Gli standard di sicurezza alimentare che i compratori applicano (per esempio quelli richiesti dalla grande distribuzione) hanno testi protetti da diritto d’autore e non vengono ripresi qui: dove servono, il riferimento va chiesto direttamente al compratore.
- Questa pagina non pubblica una percentuale di shelf life residua «standard» richiesta dagli importatori, perché quella soglia è contrattuale, cambia da catena a catena e non esiste una fonte pubblica che la fissi.
I dati della scheda li scrivete una volta sola.
Il modello risolve il primo prodotto e il primo mercato. Quando le referenze si moltiplicano e ogni mercato chiede la sua versione, il lavoro non è più compilare ma tenere allineato. Se volete capire quale pezzo della vostra macchina perde per primo, il Diagnostico misura cinque dimensioni in cinque minuti. Niente spam: il referto è vostro.