La scheda tecnica in inglese. I campi che il buyer chiede davvero.
In inglese la scheda tecnica di un prodotto alimentare si chiama product specification o technical data sheet. È il documento che decide se la conversazione con un buyer estero continua.
La scheda tecnica la leggono tre persone diverse, e ognuna cerca cose diverse nello stesso foglio: l’ufficio acquisti, il responsabile qualità, lo spedizioniere. Se manca il blocco di una delle tre, la richiesta non torna indietro con una domanda. Si ferma.
Il blocco che manca quasi sempre è quello logistico: pezzi per cartone, cartoni per strato, strati per pallet, peso e misure. Senza quei numeri il compratore non può calcolare il costo di trasporto per unità, quindi non sa a quanto rivenderà, quindi non decide.
Sotto trovate i campi uno per uno e un modello in inglese da copiare. Non serve grafica: serve che i campi ci siano tutti e che esista una sola versione valida, con la data di aggiornamento in alto.
Questo pezzo fa parte della guida all’export operativo per il piccolo produttore alimentare, e copre il terzo dei suoi otto passaggi: quello che arriva subito dopo aver capito se il compratore è serio.
Perché una scheda incompleta ferma la trattativa in silenzio
Il compratore non legge la scheda da solo. La gira internamente, e da quel momento il vostro documento viene aperto da tre persone che non si parlano fra loro:
- L’ufficio acquisti guarda cosa è, quanto costa muoverlo e se sta nel suo assortimento.
- Il responsabile qualità guarda se il prodotto passa le regole del suo paese e della sua catena: allergeni, valori nutrizionali, conservazione, stabilimento.
- Lo spedizioniere guarda solo numeri: quanti pezzi stanno su un pallet, quanto pesa, che codice doganale ha.
Se manca il pezzo di uno dei tre, quella persona non scrive a voi. Risponde al collega «manca il dato», e il collega passa al fornitore successivo che quel dato l’ha già scritto. Voi vedete solo il silenzio, e lo interpretate come un no sul prezzo.
Il silenzio dopo l’invio della scheda è quasi sempre un dato mancante, non un rifiuto.
I campi, uno per uno
Divisi per chi li legge. La colonna a destra dice perché quel campo esiste, che è il modo per capire quali si possono omettere e quali no.
| Campo | Cosa ci va | Perché lo chiedono |
|---|---|---|
| Denominazioneproduct name | Il nome legale del prodotto, non il nome commerciale. «Extra virgin olive oil», non solo il nome della linea. |
È il nome che finirà in dogana e in etichetta. Un nome di fantasia da solo non basta a classificare la merce. |
| Ingredientiingredients | Tutti, in ordine decrescente di peso, con la percentuale dove serve. |
Serve al responsabile qualità per verificare che il prodotto sia ammesso nel paese di destinazione. |
| Allergeniallergens | Evidenziati, secondo l’elenco dell’allegato II del Regolamento UE 1169/2011. Indicare anche l’eventuale contaminazione crociata. |
È il primo campo che viene controllato e l’unico che può far respingere il prodotto per ragioni di sicurezza, non commerciali. |
| Valori nutrizionalinutrition | Per 100 g o 100 ml: energia, grassi, di cui saturi, carboidrati, di cui zuccheri, proteine, sale. |
Sono i sette valori resi obbligatori in etichetta dal 2016. Se non sono nella scheda, il compratore non può preparare la propria etichetta. |
| Shelf lifetotale e residua | Durata totale del prodotto e durata residua garantita al momento della spedizione. |
Molti importatori impongono una residua minima all’arrivo. Senza questo campo non possono accettarvi in fornitura. |
| Conservazionestorage | Temperatura e condizioni di stoccaggio e di trasporto. |
Decide con che mezzo può viaggiare e quanto costa portarlo. |
| Formato e peso nettounit | Contenuto del singolo pezzo e tipo di confezione. |
È l’unità su cui il compratore ragiona il prezzo a scaffale. |
| Codice a barreGTIN / EAN | Il codice del pezzo e, se esiste, quello del cartone. |
Senza codice il prodotto non entra nei sistemi della grande distribuzione. |
| Dati logisticiil blocco che manca | Pezzi per cartone, misure e peso lordo del cartone, cartoni per strato, strati per pallet, tipo e altezza del pallet, peso del pallet completo. |
Sono i numeri con cui si calcola il costo di trasporto per unità. Senza, il compratore non può chiudere il conto e la richiesta muore qui. |
| Codice doganaleHS code | Le prime sei cifre sono internazionali. Indicare anche l’origine della merce. |
Determina il dazio che pagherà il compratore, quindi entra nel suo conto economico prima dell’ordine. |
| Stabilimentoe certificazioni | Dati dello stabilimento di produzione e certificazioni con ente e numero: biologico, DOP, IGP, kosher, halal, standard di sicurezza alimentare. |
Alcuni mercati e alcune catene ammettono solo stabilimenti registrati o certificati. È un filtro binario, non un argomento di vendita. |
Il modello, da scaricare o da copiare
Gli stessi trentatré campi esistono in due forme. Il file, se volete partire da un documento già impaginato. Il blocco di testo qui sotto, se preferite copiarlo dentro un vostro modello.
| File | Quando serve | Link |
|---|---|---|
| IngleseWord, da compilare | La copia che si tiene aggiornata in azienda e da cui nasce quella che parte. |
|
| InglesePDF, da allegare | La copia che si manda al compratore quando la scheda è chiusa e non deve più cambiare. |
|
| ItalianoWord e PDF | La versione italiana, da tenere allineata alla prima: stessi campi, stesso ordine, così si confrontano a colpo d’occhio. |
I file sono liberi. Non c’è un modulo davanti, non chiediamo un indirizzo e non ci arriva nessuna notifica quando qualcuno li scarica. La pagina che li raccoglie tutti e quattro, con la spiegazione di cosa cambia fra Word e PDF, è il modello di scheda tecnica di un prodotto alimentare, da scaricare.
Se preferite copiare i campi dentro un documento vostro, questo è lo scheletro. Va compilato coi vostri dati e tenuto in una pagina sola: chi lo riceve deve poterlo girare senza allegare altro.
PRODUCT TECHNICAL DATA SHEET Last updated: DD/MM/YYYY Version: 1.0 1. PRODUCT Legal name .............. Brand / line ............ Country of origin ....... Italy HS code ................. Net weight / volume ..... Packaging type .......... Units per case .......... GTIN (unit) ............. GTIN (case) ............. 2. INGREDIENTS AND ALLERGENS Ingredients ............. (descending order by weight) Allergens ............... (per Annex II, Reg. EU 1169/2011) May contain ............. (cross-contamination, if any) GMO status .............. 3. NUTRITION (per 100 g / 100 ml) Energy .................. kJ / kcal Fat ..................... g of which saturates .... g Carbohydrate ............ g of which sugars ....... g Protein ................. g Salt .................... g 4. SHELF LIFE AND STORAGE Total shelf life ........ months Minimum residual life ... months guaranteed on despatch Storage conditions ...... Transport conditions .... 5. LOGISTICS Case dimensions ......... L x W x H cm Case gross weight ....... kg Cases per layer ......... Layers per pallet ....... Cases per pallet ........ Pallet type ............. EUR / other Pallet height ........... cm Pallet gross weight ..... kg 6. PRODUCER Company ................. Production site ......... Certifications .......... (body and number) Contact .................
Due note sull’uso. La riga Last updated in alto vale più di quanto sembri: è ciò che permette a voi e al compratore di sapere se state guardando lo stesso documento. E la sezione logistica va compilata anche quando sembra ovvia, perché è l’unica che il compratore non può dedurre da solo.
I cinque errori che fermano una richiesta
- Mandare il volantino commerciale al posto della scheda. Le foto e i premi vinti non rispondono a nessuna delle domande dei tre lettori. Possono stare accanto, non al posto.
- Omettere la shelf life residua. Indicare solo la durata totale costringe il compratore a chiedere, e chiedere è il passaggio in cui le trattative si perdono.
- Lasciare i dati di pallettizzazione «da definire». Equivale a chiedere al compratore di fare un preventivo senza sapere quanto pesa la merce.
- Far circolare più versioni della stessa scheda. Tre file diversi nella stessa casella di posta significano che prima o poi qualcuno manda il dato vecchio, e un dato vecchio su un ordine partito diventa una contestazione.
- Tradurre solo le intestazioni. Una scheda con i titoli in inglese e i contenuti in italiano fa perdere tempo esattamente alla persona che deve approvarvi.
Questo elenco copre ciò che serve alla trattativa commerciale. Non sostituisce la conformità dell’etichetta del prodotto, che è una materia distinta e obbligatoria: l’articolo 15 del Regolamento (UE) n. 1169/2011 impone che le informazioni obbligatorie compaiano «in una lingua facilmente comprensibile da parte dei consumatori degli Stati membri nei quali l’alimento è commercializzato».
Tradotto: la scheda tecnica in inglese serve a farvi scegliere, l’etichetta nella lingua del paese serve a poter vendere. Sono due documenti, due scopi e due momenti diversi, e confonderli è un errore che costa una fornitura ferma in dogana.
Quando la scheda smette di essere un file e diventa un problema
Finché i prodotti sono cinque e il mercato è uno, la scheda si aggiorna a mano e va benissimo. Il problema nasce dopo, e nasce sempre allo stesso modo: dodici prodotti, quattro lingue, due certificazioni da rinnovare, e una modifica di ricetta che andrebbe riportata su quarantotto documenti.
A quel punto il lavoro non è più scrivere una scheda, ma tenere allineate delle versioni, e le versioni disallineate sono il modo in cui un’azienda seria manda un dato sbagliato a un cliente serio. Dove quel lavoro diventa ripetitivo, una preparazione assistita delle versioni in lingua fa risparmiare ore, a una condizione che vale più della tecnologia: che la versione approvata resti una sola, e che sia una persona ad approvarla.
Domande e risposte
Cosa deve contenere la scheda tecnica di un prodotto alimentare in inglese?
Tre blocchi, perché la leggono tre persone diverse. Per l’ufficio acquisti: denominazione, descrizione, formato, peso netto, codice GTIN, certificazioni. Per il responsabile qualità: ingredienti in ordine di peso, allergeni evidenziati secondo l’allegato II del Regolamento UE 1169/2011, valori nutrizionali per 100 g o 100 ml, shelf life totale e residua, conservazione, dati dello stabilimento. Per lo spedizioniere: pezzi per cartone, misure e peso, cartoni per pallet, codice doganale, origine.
Il terzo blocco è quello che manca più spesso, ed è quello che blocca la trattativa.
Perché il buyer non risponde più dopo aver ricevuto la scheda tecnica?
Nella maggior parte dei casi perché non riesce a fare il conto finale. Senza i dati di pallettizzazione non può calcolare il costo di trasporto per unità, quindi non sa a quanto rivenderà, quindi non può decidere.
E non torna indietro a chiedere: passa al fornitore che gliel’ha già scritto. Il silenzio dopo l’invio della scheda è quasi sempre un dato mancante, non un no sul prezzo.
La scheda in inglese basta, o serve anche in tedesco?
L’inglese è il minimo e nella maggior parte dei casi basta per la trattativa. Il tedesco è un vantaggio competitivo concreto: la Germania è uno dei mercati più grandi per l’alimentare italiano, e ricevere la scheda già nella propria lingua toglie lavoro a chi deve valutarla.
Da non confondere: la lingua della scheda tecnica è una scelta commerciale, la lingua dell’etichetta sul prodotto è un obbligo di legge.
Che differenza c’è fra scheda tecnica e specifica di prodotto?
Nella pratica commerciale i due termini si usano come sinonimi, e in inglese si incontrano come product specification, technical data sheet o product sheet.
La distinzione utile riguarda il destinatario, non il nome: c’è un documento che serve a vendere (foto, formato, argomenti commerciali) e uno che serve a far passare il prodotto dai controlli del compratore (allergeni, valori, stabilimento). Il documento migliore li tiene insieme in una pagina sola, perché chi lo riceve lo gira a tre persone.
Ogni quanto va aggiornata?
Ogni volta che cambia qualcosa di scritto dentro: una ricetta, un fornitore di ingredienti, un formato, un imballo, una certificazione rinnovata.
La regola che evita i danni però è un’altra: deve esistere una sola versione valida, con la data di ultimo aggiornamento visibile in alto. Quando iniziano a circolare tre versioni della stessa scheda, prima o poi qualcuno manda una shelf life vecchia, e su un ordine già partito quella diventa una contestazione.
Fonti
- Regolamento (UE) n. 1169/2011: allegato II per l’elenco delle sostanze che provocano allergie o intolleranze; articoli 30 e seguenti per i valori della dichiarazione nutrizionale, obbligatoria per 100 g o 100 ml; articolo 15 per la lingua delle informazioni obbligatorie.
- I campi logistici e le prassi di shelf life residua non derivano da una norma: sono requisiti commerciali ricorrenti, riportati qui come prassi e non come obbligo.
Una scheda sola, aggiornata, in tutte le lingue che vi servono.
È uno dei momenti che il cruscotto tiene insieme, insieme alle richieste dei compratori e alle date che nessuno guarda. Con Itria partiamo dall’esterno per costruire sistemi digitali su misura per gli esportatori. Che per voi si traduce in più richieste, meno perdite e meno lavoro manuale. Scriveteci una riga su cosa vi pesa. Il primo passo lo facciamo noi: quello che un compratore vede quando vi cerca, e cosa ci abbiamo trovato. Anche se poi non lavoreremo insieme.