Workflow. Chi fa cosa, in che ordine, e cosa succede quando qualcosa si ferma.
Workflow, in italiano flusso di lavoro, è la sequenza di passaggi con cui un’attività va dall’inizio alla fine: chi fa ogni passaggio, in che ordine, con quali informazioni e secondo quali regole. Ogni azienda ne ha decine, e spesso non sono mai stati scritti.
La definizione di riferimento è della Workflow Management Coalition, del 1996: l’automazione di un processo, in tutto o in parte, in cui documenti, informazioni o compiti passano da un partecipante all’altro secondo regole procedurali.
Automatizzare un workflow vuol dire far passare da solo il lavoro fra un passaggio e l’altro, lasciando alle persone le decisioni che contano.
Fra le imprese italiane che usano l’intelligenza artificiale, circa il 18% la impiega per automatizzare i flussi di lavoro, secondo Istat per il 2025.
Questa voce fa parte del glossario dell’AI e dell’automazione, dove il termine compare come flusso di lavoro. Qui la definizione si allarga: da dove viene la parola, le cinque parti di un workflow con un esempio, cosa vuol dire automatizzarlo e da dove si comincia.
Cosa significa workflow
La Workflow Management Coalition, l’associazione nata per dare al settore un vocabolario comune, nel suo glossario del 1996 definisce il workflow come «the automation of a business process, in whole or part, during which documents, information or tasks are passed from one participant to another for action, according to a set of procedural rules».
Tradotto: l’automazione di un processo aziendale, in tutto o in parte, in cui documenti, informazioni o compiti passano da un partecipante all’altro per essere lavorati, secondo regole procedurali. Nell’uso di tutti i giorni la parola ha preso un senso più largo, e indica anche il flusso fatto a mano, senza nessun software.
Un ordine arriva, qualcuno controlla la disponibilità, qualcuno prepara la merce, qualcuno emette la fattura. I passaggi e le regole esistono anche se nessuno li ha scritti, e si vedono il giorno in cui la persona che li conosce è in ferie e l’ordine resta fermo a metà.
Le cinque parti di un workflow
Ogni workflow, fatto a mano o automatico, ha cinque parti. Si riconoscono in qualunque processo, dalla risposta a un cliente alla chiusura del mese, e scriverle una per una è il primo passo per migliorarlo. L’esempio della tabella è un ordine che arriva per mail.
| Parte | Cos’è | Nell’esempio dell’ordine |
|---|---|---|
| Innescoil trigger | L’evento che fa partire il flusso. |
Arriva una mail con un ordine allegato. |
| Passaggiin ordine | Le attività da svolgere, una dopo l’altra. |
Leggere l’ordine, controllare il magazzino, confermare, preparare, spedire, fatturare. |
| Partecipantipersone o sistemi | Chi svolge ogni passaggio. |
Il commerciale conferma, il magazzino prepara, l’amministrazione fattura. |
| Regoleil percorso | Le condizioni che decidono cosa succede dopo. |
Se la merce manca, si avvisa il cliente con una data di consegna. |
| Eccezioniquando non torna | Cosa succede se un dato manca o non corrisponde. |
Un prezzo diverso dal listino: il flusso si ferma e lo guarda una persona. |
La quinta parte è la più facile da dimenticare quando un workflow si scrive in fretta. Un flusso senza eccezioni previste funziona finché tutto va liscio, e al primo ordine anomalo o si blocca o, peggio, va avanti con un dato sbagliato.
Cosa vuol dire automatizzarlo
Automatizzare un workflow vuol dire far passare da solo il lavoro fra un passaggio e l’altro: il dato arriva, viene letto, finisce nel posto giusto, e la persona successiva riceve il compito già pronto. La definizione del 1996 lo diceva già: il processo si automatizza «in whole or part», in tutto o in parte.
Secondo Istat, fra le imprese italiane che usano l’intelligenza artificiale nel 2025, circa il 18% la impiega per automatizzare i flussi di lavoro. Molti workflow però non ne hanno bisogno: se ogni passaggio segue una regola fissa, uno script senza modello costa meno e sbaglia meno. L’intelligenza artificiale serve nei passaggi dove bisogna leggere e interpretare.
Quanto costa un flusso che passa a mano
Un workflow che passa a mano costa due volte: il tempo di ogni passaggio, e le interruzioni fra un passaggio e l’altro. Dai dati di telemetria di Microsoft 365, pubblicati nel 2025, chi lavora con quegli strumenti viene interrotto in media ogni 2 minuti da una riunione, una mail o una notifica.
Nello stesso rapporto il 48% dei dipendenti e il 52% dei responsabili dicono che il proprio lavoro è caotico e frammentato. Un workflow scritto e automatizzato toglie una parte di quelle interruzioni, perché il compito arriva a chi deve farlo quando è pronto, con le informazioni già raccolte.
Da dove si comincia
Si comincia scrivendo il flusso com’è oggi, con tre domande per ogni passaggio: chi lo fa, quanto tempo richiede, quante volte al mese succede. Moltiplicando le ultime due si ottiene il tempo che quel passaggio costa ogni mese, e si vede subito quale pesa di più.
Il passaggio da automatizzare per primo è quello che si ripete più spesso e costa di più, e spesso è una ricopiatura: dati presi da una mail o da un PDF e riscritti in un altro programma. Il metodo, con un esempio, è nella pagina su quale processo automatizzare per primo.
Come lo usa Itria
Ogni sistema che Itria costruisce è un workflow scritto prima del codice: innesco, passaggi, regole, eccezioni, e il punto in cui decide una persona, cioè il human in the loop. Il primo dei principi scritti in Etica lo dice così: «Non si costruisce nulla prima di aver misurato dove l’azienda perde davvero tempo o fatturato».
I workflow girano su un motore di automazione controllato da un servizio esterno ogni 5 minuti: in 124 giorni di sorveglianza, al 5 settembre 2026, è risultato raggiungibile nel 99,998% dei controlli. Gli avvisi sulle scadenze e la reportistica mensile sono due esempi di workflow che partono da soli a un’ora fissa.
Termini correlati
Human in the loop
Il passaggio del workflow in cui una persona approva, corregge o ferma. Si disegna insieme agli altri, non dopo.
ERP
Il gestionale che automatizza molti workflow interni, dall’ordine alla fattura.
Trigger
L’evento che fa partire un workflow automatico: una mail, un modulo, un’ora del giorno.
RPA
L’automazione che imita i clic di una persona su programmi che non si possono collegare in altro modo.
Domande e risposte
Cosa significa workflow in italiano?
Workflow significa flusso di lavoro: la sequenza di passaggi con cui un’attività va dall’inizio alla fine, con chi fa ogni passaggio, in che ordine e secondo quali regole.
La definizione tecnica della Workflow Management Coalition, del 1996, parla dell’automazione di un processo aziendale in cui documenti, informazioni o compiti passano da un partecipante all’altro secondo regole procedurali.
Cos’è un workflow aziendale?
È un flusso di lavoro dentro un’azienda. Un esempio: arriva una mail con un ordine, qualcuno controlla la disponibilità in magazzino, il commerciale conferma al cliente, il magazzino prepara la merce, l’amministrazione emette la fattura.
Ha un innesco, dei passaggi, dei partecipanti, delle regole e delle eccezioni, anche quando nessuno lo ha mai scritto.
Cos’è la workflow automation?
È l’automazione dei flussi di lavoro: far passare da solo il lavoro fra un passaggio e l’altro, così che il dato arrivi, venga letto, finisca nel posto giusto e la persona successiva riceva il compito già pronto.
Le decisioni restano alle persone dove servono. Secondo Istat, circa il 18% delle imprese italiane che usano l’intelligenza artificiale la impiega per questo.
Che differenza c’è fra workflow e processo?
Il processo è l’insieme delle attività che realizzano un obiettivo dell’azienda, per esempio evadere un ordine. Il workflow è il modo in cui il lavoro di quel processo passa fra persone e sistemi, con le sue regole.
Lo stesso processo può avere un workflow tutto a mano, uno in parte automatico o uno quasi del tutto automatico.
Serve l’intelligenza artificiale per automatizzare un workflow?
Spesso no. Se ogni passaggio segue una regola fissa, come spostare un dato da un modulo a un foglio o mandare un avviso a una scadenza, uno script senza modello costa meno e sbaglia meno.
L’intelligenza artificiale serve nei passaggi in cui bisogna leggere e interpretare: una mail scritta in modo libero, un documento con un formato che cambia, una richiesta da classificare.
Note sulle fonti
- La definizione viene da Workflow Management Coalition, Terminology & Glossary, documento WFMC-TC-1011, edizione 2.0 del giugno 1996, nella copia conservata dall’Università di Edimburgo, letta il 26 settembre 2026. Lo stesso glossario definisce il processo come un insieme di attività collegate che realizzano un obiettivo dell’azienda.
- Il 18% circa viene da Istat, Imprese e ICT, anno 2025, ed è calcolato sulle imprese con almeno 10 addetti che usano l’intelligenza artificiale.
- Le interruzioni e le percentuali vengono da Microsoft, Breaking down the infinite workday, Work Trend Index 2025. La telemetria esclude gli utenti dell’Unione europea e misura chi lavora con Microsoft 365; il 48% e il 52% vengono da un’indagine globale. Lo citiamo per la forma del problema, non come misura di una PMI italiana.
- I 124 giorni al 99,998% sono una misura di un servizio di sorveglianza esterno a Itria, con un controllo ogni 5 minuti, al 5 settembre 2026.
Il flusso esiste già, anche se nessuno lo ha scritto. Si parte disegnandolo com’è.
Il primo passo con Itria è una videochiamata di quindici minuti: si guarda un vostro flusso di lavoro dall’inizio alla fine, e il passaggio che costa di più. Scriveteci una riga su cosa vi pesa. Il primo passo lo facciamo noi: quello che un cliente vede quando vi cerca, e cosa ci abbiamo trovato. Anche se poi non lavoreremo insieme.