Ricerca e qualifica di nuovi contatti. La parte che conta è quella che scarta.
Una lista di duecento nomi presi da qualche parte, dove trenta hanno chiuso, quaranta sono troppo piccoli per comprare e due sono già vostri clienti da sei anni. Questo pezzo costruisce liste da fonti pubbliche e butta via tutto quello che non regge, prima che qualcuno ci perda una giornata.
Prima si scarta, poi si cerca. I criteri di esclusione vengono decisi con voi e applicati per primi, perché una lista lunga di nomi sbagliati costa più di una lista corta.
Nessuna riga arriva da liste comprate. Solo fonti pubbliche e consultabili, con la fonte e la data attaccate a ogni contatto.
Il pezzo si ferma prima dell’invio. Trova, scarta e verifica. Scrivere a chi non vi ha mai contattato ha regole proprie, e non le decide un sistema.
Questa è la scheda di un singolo pezzo del sistema. Gli altri pezzi, e il criterio con cui si sceglie da quale partire, stanno nella pagina dei servizi.
Cosa cambia in pratica
La giornata di chi vende smette di essere una giornata di ricerca. Il lavoro di aprire cinquanta siti, cercare il nome giusto, capire se l’azienda è della dimensione che vi serve e trovare un recapito attendibile è il lavoro che si sposta sulla macchina.
Il secondo cambiamento è che la lista è corta. Venti righe che passano tutti i criteri valgono più di duecento nomi grezzi, perché le duecento non le chiama nessuno e alla fine si torna a chiamare i soliti conoscenti.
Una lista lunga non è un patrimonio. È il rinvio di un lavoro di selezione che qualcuno dovrà comunque fare, di solito nel momento peggiore.
Le liste comprate costano il dominio da cui scrivete
Il danno è tecnico prima che legale. Le regole di Google per chi invia posta in quantità chiedono di tenere le segnalazioni di spam sotto lo 0,10% e di non arrivare mai allo 0,30%, e una lista raccolta da altri supera quella soglia con poche centinaia di invii.
Chi manda più di 5.000 messaggi al giorno deve inoltre autenticare il dominio con SPF, DKIM e DMARC e offrire la disiscrizione con un clic, requisiti in vigore dal 1 febbraio 2024. Quando la reputazione di un dominio si rovina, a finire nella posta indesiderata sono anche i preventivi ai clienti veri.
C’è poi la parte che riguarda le regole. L’eccezione italiana che permette di scrivere a un cliente senza chiedergli un nuovo consenso vale solo per chi ha già comprato da voi: le linee guida del Garante la limitano a chi usa «le coordinate di posta elettronica fornite dall’interessato nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio».
Un contatto nuovo, per definizione, non è in quella posizione. Come muoversi da lì in poi è una valutazione che spetta a voi e al vostro consulente, e questo pezzo si ferma prima per non prenderla al posto vostro.
La deduplica viene prima di tutto
È il controllo che quasi nessuno mette per primo, e l’errore che ne deriva è il più caro. Ogni riga viene confrontata con i clienti attivi, le trattative aperte, i contatti già avvicinati in passato e chi si è opposto a essere ricontattato.
Presentarsi a un cliente storico come a uno sconosciuto racconta in una riga che dentro l’azienda nessuno sa chi sono i clienti. Ed è un errore che si moltiplica quando in azienda vendono in due, perché ognuno lavora sulla propria lista.
Per questo la deduplica ha bisogno di uno storico affidabile, che è quello che tiene il CRM adattivo. Il lavoro sui contatti che sono già vostri, invece, è un pezzo diverso e lo fa la qualificazione e riattivazione clienti.
Cosa fa il sistema, passaggio per passaggio
Ogni riga porta con sé la fonte da cui è arrivata, la data e il motivo per cui è passata o è stata scartata.
| Passaggio | Cosa succede | Cosa ottenete |
|---|---|---|
| Criteriprima quelli che escludono | Si scrivono con voi i motivi per cui un’azienda non vi interessa: dimensione, mercato, distanza, tipo di attività. |
La lista che arriva è già fatta di aziende che potreste davvero servire. |
| Raccoltafonti pubbliche | Siti aziendali, elenchi camerali, espositori delle fiere, associazioni di categoria, profili professionali pubblici. |
Ogni contatto ha una provenienza dichiarata, e nessuno deve fidarsi di un file arrivato da chissà dove. |
| Deduplicacontro quello che avete | Clienti, trattative aperte, contatti già avvicinati e opposizioni vengono confrontati prima di ogni altra cosa. |
Nessuno si presenta a un cliente storico come a uno sconosciuto. |
| Verificasulla pagina viva | L’esistenza del recapito e dell’azienda viene controllata sulla pagina come la vede un browser, non su una scansione veloce. |
Meno righe morte, e nessuna affermazione sbagliata su chi state per contattare. |
| Consegnalista corta | La lista arriva ordinata per priorità, con il motivo per cui ogni riga è lì e cosa si sa di quell’azienda. |
Chi vende apre la lista e parte, invece di ricominciare la ricerca da capo. |
Una scansione automatica dice il falso, e va verificata
Questa è la parte imparata sbagliando, e la scriviamo perché nessuno la racconta. Uno strumento che apre una pagina e cerca un modulo di contatto o un recapito trova assenze false in continuazione: moduli che compaiono solo dopo un’animazione, pagine dietro un banner dei cookie, contenuti che arrivano dopo il primo caricamento.
Il risultato è una lista che dichiara chiusa una porta aperta, e chi la usa scrive frasi sbagliate a un’azienda che si accorge subito dell’errore. Quindi la verifica si fa sulla pagina viva, come la vede un browser, e i casi ambigui vengono guardati a mano.
Vale anche il contrario, ed è il motivo per cui la lista resta corta: nel dubbio una riga si scarta. Un contatto perso costa un contatto, una riga sbagliata costa la credibilità della prima frase che scriverete.
Cosa parte da solo e cosa aspetta una persona
Partono da soli la raccolta, la deduplica, la verifica e la costruzione della lista. Sono lavori di lettura su informazioni pubbliche, e nessuno di essi raggiunge una persona fuori dall’azienda.
Non parte da solo nessun contatto verso l’esterno. La prima frase a un’azienda che non vi conosce è la cosa più delicata di tutto il percorso, e la decide e la manda una persona.
Sulle chiamate c’è un vincolo in più che vale in Italia: il Registro Pubblico delle Opposizioni copre ormai tutti i numeri nazionali, fissi e mobili, e chi fa campagne telefoniche deve consultarlo periodicamente e comunque prima di ogni campagna. Il ragionamento sul vincolo umano sta nella pagina sui principi con cui costruiamo.
La stessa cosa cambia nome secondo il mestiere
Il metodo è identico, la fonte utile no. Conviene guardare il proprio caso, perché quasi sempre la fonte migliore è quella che già conoscete e non avete mai usato in modo sistematico.
| Settore | La fonte che funziona | Dove si vede |
|---|---|---|
| Agroalimentareed export | Gli elenchi espositori e visitatori delle fiere di settore, i cataloghi dei distributori esteri, i registri delle importazioni per paese. |
|
| Ospitalitàstrutture ricettive ed eventi | Le agenzie e i professionisti che portano gruppi, le aziende del territorio che organizzano incontri, i portali dove le strutture sono già elencate. |
|
| Ristorazionee bar | Le aziende con sede vicina per i pranzi di lavoro, gli uffici e i cantieri aperti da poco, chi organizza corsi ed eventi in zona. |
Cosa questo pezzo non fa
Non compra e non vende liste, e non usa banche dati acquistate da terzi. Se una riga non ha una fonte pubblica indicabile, quella riga non entra.
Non manda niente. La ricerca e l’invio sono due lavori diversi, con responsabilità diverse, e tenerli separati è il modo in cui si evita che un sistema decida da solo di scrivere a qualcuno.
Non promette un tasso di risposta. Dipende da chi scrive, da cosa scrive e dal mercato, e chiunque prometta una percentuale prima di conoscere la vostra prima frase sta vendendo un numero inventato. Quello che si misura qui è la qualità della lista, non l’esito della conversazione.
Domande e risposte
Comprate le liste di contatti?
No, mai, e non è una posizione morale. Una lista comprata contiene indirizzi raccolti da qualcun altro per ragioni che non conoscete, quindi produce rimbalzi e segnalazioni di spam che danneggiano il dominio da cui scrivete.
Le regole di Google per chi manda posta in quantità chiedono di tenere le segnalazioni di spam sotto lo 0,10% e mai al di sopra dello 0,30%: una lista sporca supera quella soglia da sola.
Da dove vengono i contatti?
Da fonti pubbliche e consultabili: i siti delle aziende, i registri e gli elenchi camerali, gli espositori delle fiere di settore, le associazioni di categoria, le pagine pubbliche dei profili professionali.
Sono le stesse fonti che guardereste voi una per una, e ogni riga porta con sé la fonte da cui è arrivata e la data, così si può sempre risalire.
Mandate voi le email?
No, questo pezzo si ferma prima. Trova, scarta e verifica; l’invio è un’attività separata con regole proprie, che vanno viste caso per caso col vostro consulente.
L’eccezione italiana che permette di scrivere senza consenso vale solo per chi ha già comprato da voi: le linee guida del Garante la limitano a chi ha fornito l’indirizzo nel contesto di una vendita, quindi non copre i contatti nuovi.
Come evitate di contattare chi è già nostro cliente?
Con la deduplica, che è il primo controllo e non l’ultimo. Ogni riga viene confrontata con i clienti attivi, le trattative aperte, i contatti già avvicinati in passato e chi si è opposto: se compare in uno di quegli elenchi non entra in lista.
Presentarsi a un cliente storico come se non lo si conoscesse è il tipo di errore che si paga in una sola telefonata.
Come si misura se sta funzionando?
Con la quota di righe che sopravvive alla verifica manuale a campione, che deve essere alta: se su venti righe controllate tre sono sbagliate, la lista non è pronta. Il secondo numero è la quota di contatti scartati e il motivo, perché è lì che si vede se i criteri stanno funzionando.
Il terzo, più avanti, è quante conversazioni vere sono nate da quella lista, contate una per una.
Note sulle fonti
- Le soglie dello 0,10% e dello 0,30% sulle segnalazioni di spam, il limite dei 5.000 messaggi al giorno, l’autenticazione SPF, DKIM e DMARC e la disiscrizione con un clic sono nelle linee guida di Google per i mittenti, in vigore dal 1 febbraio 2024. Valgono per la posta consegnata agli account Google, che è una parte grande ma non tutta la posta del mondo; altri fornitori hanno regole proprie e simili.
- Il limite dell’eccezione per l’email ai propri clienti è nelle Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam del Garante per la protezione dei dati personali, 4 luglio 2013, che la riferiscono all’articolo 130 comma 4 del Codice privacy. È una norma, quindi non ha campione. Non forniamo consulenza legale e non diciamo cosa potete inviare: quella valutazione resta vostra e del vostro consulente.
- La copertura del Registro Pubblico delle Opposizioni, estesa a tutte le numerazioni nazionali fisse e mobili, e l’obbligo di consultazione periodica e prima di ogni campagna telefonica sono descritti dal registro stesso.
- Il problema delle assenze false nelle scansioni automatiche è una nostra osservazione di lavoro, non un dato di ricerca: nasce da moduli caricati dopo un’animazione e da pagine dietro un banner dei cookie, che a una lettura veloce risultano assenti. Lo scriviamo perché determina come è costruita la verifica.
- Questa pagina non riporta risultati ottenuti presso un cliente, perché questo pezzo non è ancora stato consegnato a un cliente. Le prove citate sono verifiche di funzionamento fatte in prova.
Quindici minuti, col vostro caso davanti.
Quante ore alla settimana passa chi vende a cercare nomi invece che a parlare con le persone? Se nessuno lo ha mai contato, quella è già l’informazione più utile. In quindici minuti al telefono la guardiamo insieme e vi diciamo da dove conviene partire, anche se poi non lavoreremo insieme.
Risponde Mattia Esposito, che poi costruisce il sistema: non c’è un commerciale in mezzo. Se preferite misurare da soli prima di parlare, il Diagnostico è venti domande e cinque minuti.